- APRESENTAÇÃO DA EMPRESA PARCEIRA
A Scritta é uma empresa especializada na prestação de consultoria, capacitação e execução de serviços técnicos de gestão documental, em conformidade com as normas e procedimentos vigentes.
Oferecemos à administração pública e privada, soluções adequadas que garantam agilidade na recuperação dos documentos e das informações, eficiência administrativa, adequação da produção documental à LGPD, eliminação criteriosa, otimização dos espaços de armazenamento e preservação da memória institucional.
Atuamos com o propósito de conciliar conhecimento, experiência e rigor técnico no levantamento e execução de trabalhos de gestão documental relacionados à produção, uso, tratamento de conservação preventiva, organização e estinação final (eliminação ou guarda permanente) dos documentos produzidos/acumulados, em suporte analógico (papel) e digital.
A gestão técnica dos projetos da Scritta está sob a responsabilidade da Eliana Martinelli Avagliano, Historiadora, formada pela Universidade Estadual Paulista (UNESP), Mestre em Educação e Especialista em Gestão Documental pela Pontifícia Universidade Católica de São Paulo (PUC-SP) e graduanda do curso de Arquivologia na Centro Universitário Leonardo da Vinci – Uniasselvi. Eliana atua na área desde 1999 e é reconhecida no mercado por ter integrado o corpo de diretores do Arquivo Público do Estado de São Paulo, por 20 anos, tendo colaborado na formulação e implementação da política de gestão documental para os órgãos e entidades do governo do estado de São Paulo.
- SERVIÇOS OFERECIDOS
Todas as instituições públicas ou privadas têm necessidade de produzir documentos (analógicos ou digitais) no exercício, controle e prestação de contas de suas atividades, gerando o acúmulo de grandes volumes documentais e a necessidade contínua de soluções adequadas para a gestão, o armazenamento e o acesso aos documentos e informações.
Para garantir a racionalização da produção documental ao mínimo essencial, a otimização dos espaços de armazenamento, agilidade na recuperação dos documentos, eliminação criteriosa e a preservação da memória institucional é imprescindível a implementação de um Programa de Gestão Documental, baseado na legislação específica que disciplina as atividades de gestão e acesso aos documentos públicos, tais como:
- Constituição Federal de 1988, art. 216, § 2º: dispõe sobre a gestão e o acesso aos documentos públicos.
- Lei federal nº 8.159/1991: dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e Privados.
- Lei federal nº 12.527/2011: dispõe sobre a regulamentação do acesso às Informações pessoais e sigilosas.
- Decreto federal nº 7.724/2012: dispõe sobre a regulamentação da Lei de Acesso à Informação.
- Lei federal nº 13.709/2018: Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
- Norma ABNT NBR ISO 15489:2018: dispõe sobre as boas práticas em gestão de documentos.
- Entre outras.
Programa de Gestão Documental O programa de gestão documental prevê os produtos abaixo relacionados, que poderão ser contratados em conjunto ou isoladamente, conforme as necessidades do cliente.
| Produto I: Plano de trabalho para a implementação do programa de gestão documental | Identificação das demandas de gestão documental e seus respectivos encaminhamentos. |
| Produto II: Diagnóstico da gestão documental na administração pública ou privada | Levantamento, análise e emissão de relatório com recomendações técnicas sobre a situação dos documentos produzidos/acumulados, do(s) espaço(s) de armazenamento e do nível de maturidade da instituição em relação às normas e procedimentos referentes à gestão documental |
| Produto III: Elaboração do Plano/Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio e das atividades-fim | Identificação e padronização da denominação dos documentos produzidos pela instituição, com a definição de seus prazos de guarda e destinação final (eliminação ou guarda permanente). |
| Produto IV: Avaliação da Massa Documental Acumulada | Aplicação criteriosa dos planos/códigos de classificação e das tabelas de temporalidade das atividades-meio e fim nos documentos (analógicos e digitais) acumulados ao longo dos anos, sem o devido tratamento técnico. A avaliação criteriosa dos documentos garantirá a eliminação segura e legal dos documentos que já cumpriram seus prazos de guarda e não possuem valor para a guarda definitiva e a preservação dos documentos destinados à guarda permanente. Esta etapa poderá ser realizada em documentos de qualquer unidade produtora e não apenas dos arquivos. |
| Produto V: Tratamento de conservação preventiva | Execução de atividades de desmetalização, limpeza e acondicionamento dos documentos com o objetivo de garantir a sua estabilização e preservação |
| Produto VI: Organização e cadastro dos documentos | Organização dos documentos nas unidades de acondicionamento, identificação das unidades de acondicionamento e cadastramento dos documentos, com informações que possibilitem a recuperação dos documentos e das informações |
| Produto VII: Tratamento de conservação preventiva | Execução de atividades de desmetalização e substituição, limpeza e acondicionamento dos documentos com o objetivo de garantir a sua estabilização e preservação. |
| Produto VIII: Mapeamento da constituição dos documentos compostos | Racionalização e padronização da produção dos documentos compostos (processos, expedientes, prontuários e dossiês), definindo quais documentos devem integrar os documentos compostos |
| Produto IX: Capacitação sobre gestão documental | Capacitação dos produtores dos documentos, funcionários dos arquivos e protocolos e dos gestores para garantir a execução e manutenção das etapas do programa de gestão documental |
Segue relação de alguns cursos oferecidos pela Scritta:
Gestão documental eficiente: da produção à destinação final (eliminação ou guarda permanente)
▪ O ciclo de vida dos documentos;
▪ Gestão documental: obrigações legais e benefícios;
▪ Produção racionalizada de documentos;
▪ Procedimentos para a eliminação criteriosa de documentos;
▪ Transferência de documentos intermediários;
▪ Recolhimento de documentos permanentes.
Procedimentos de gestão documental aplicados na fase corrente:
▪ Conceitos gerais sobre gestão documental;
▪ Recebimento, registro, movimentação e envio de documentos;
▪ Produção, instrução e encerramento de documentos;
▪ Reconstituição de documentos extraviados;
▪ Consulta e Pedido de Vista;
▪ Reativação de documentos encerrados;
▪ Recomendações de conservação de documentos.
Avaliação da Massa Documental Acumulada – MDA
▪ Análise do contexto dos documentos e de seus espaços de armazenamento;
▪ Definição do Plano de Trabalho;
▪ Metodologia para avaliar a MDA.
Elaboração de Plano/Código de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos.
▪ Levantamento da estrutura organizacional;
▪ Identificação das atribuições setoriais e dos documentos produzidos por cada área;
▪ Elaboração do Plano/ Código de Classificação;
▪ Identificação dos prazos de guarda e destinação final dos documentos, a partir da
legislação e das necessidades administrativa;
▪ Elaboração da Tabela de Temporalidade de Documentos
Também realizamos palestras para dirigentes e corpo diretivo das instituições, abordando os conceitos e benefícios da gestão documental, com o objetivo de sensibilizá-los para a importância do tema e o apoio à execução dos trabalhos.
- INVESTIMENTO
A proposta de investimento para os serviços a serem contratados será ajustada conforme tratativas comerciais.
Estamos à disposição para eventuais esclarecimentos.
Equipe ABADES
Entre em contato pelo telefone (11) 93732-5641 ou pelo e-mail: contato@abades.net.br